Cum arată o zi de muncă pentru un Office Manager. Care sunt sarcinile principale

Ești o persoană organizată, ordonată, care se asigură că toate sunt la locul lor? Atunci poate că jobul de Office Manager ți se potrivește. Află din acest articol cum arată o zi de muncă pentru un Office Manager, care sunt sarcinile sale principale, ce face acesta și dacă este o meserie care ți se potrivește. Mai ales că există o listă cuprinzătoare de locuri de muncă în acest domeniu.

Cum arată ziua unui Office Manager

Office Managerul este persoana care are grijă că toate lucrurile care țin de managementul biroului sunt organizate bine și care se ocupă de gestionarea bună a acestora. Chiar dacă nici o zi nu arată la fel, există numeroase sarcini ale unui Office Manager care sunt repetitive și pentru care te poți pregăti dacă le cunoști anterior. Iată mai jos câteva dintre atribuțiile principale ale unui Office Manager.

Atribuții manageriale

În primul rând, responsabilitatea unui manager de birou este să gestioneze angajații biroului. Amploarea responsabilităților manageriale ale unui Office Manager depinde de industria, dimensiunea și structura organizației tale. De obicei, managerii de birou sunt responsabili pentru dezvoltarea procedurilor și implementarea, evaluarea, îmbunătățirea și comunicarea cu forța de muncă de birou cu privire la aceste proceduri. Managerii de birou sunt adesea responsabili pentru supravegherea personalului junior de administrare, operațiuni și resurse umane.

Sarcini administrative

Din nou, sfera atribuțiilor de administrare depinde în mare măsură de tipul de afacere pentru care lucrează un Office Manager. Cele mai multe posturi implică dezvoltarea și menținerea sistemelor de evidență. Responsabilitățile suplimentare includ completarea pentru recepționeri, gestionarea proviziilor și identificarea și îndeplinirea nevoilor diferiților membri ai personalului. Programarea, planificarea întâlnirilor și menținerea unui mediu de lucru curat și sigur intră adesea în domeniul de aplicare a ceea ce este responsabil un manager de birou.

Atribuții financiare și de resurse umane

Companiile mai mici au adesea nevoie de manageri de birou care să poarte multe pălării. Acest lucru poate însemna adesea că un Office Manager este obligat să gestioneze cheltuielile, bugetele, numerarul, statul de plată și facturarea. Dacă se folosește un sistem de time management, managerii de birou vor fi adesea responsabili pentru întreținerea acestuia. Dacă organizația este suficient de mică, probabil că nu va exista un departament de resurse umane. În această situație, managerul de birou poate fi responsabil pentru gestionarea documentelor de angajare și comunicarea politicilor.

Sarcinile principale ale unui Office Manager

Ca orice alt rol dintr-o organizație, un Office Manager se ocupă cu numeroase taskuri într-o zi normală de lucru. Atribuțiile unui Office Manager includ de obicei:

Organizarea de întâlniri și gestionarea bazelor de date;
Rezervarea transportului și a cazării;
Organizarea de evenimente și conferințe ale companiei;
Comandarea de papetărie și echipamente informatice;
Gestionarea corespondenței, reclamațiilor și întrebărilor;
Pregătirea scrisorilor, prezentărilor și rapoartelor;
Supravegherea și monitorizarea activității personalului administrativ;
Procesarea facturilor și gestionarea bugetelor biroului;
Implementarea și menținerea procedurilor/sistemelor administrative de birou;
Organizarea de programe de inducție pentru noii angajați;
Asigurarea faptului că politicile de sănătate și siguranță sunt actualizate;
Participarea la întâlniri cu managementul organizației;
Asistarea funcțiilor de resurse umane și financiare ale organizației prin menținerea la zi a evidențelor personalului, organizarea de interviuri și actualizarea documentelor financiare.

Indiferent care este modul în care alegi să-ți organizezi munca, ține cont de specificațiile de mai sus atunci când vrei să fii un Office Manager bun și să progresezi în această carieră.

Foto: MART PRODUCTION / Pexels